Få overblik over din indbakke og dine emails

Din indbakke har taget kontrollen og antallet af e-mails er eksploderet.

Brug disse tips til at få kontrollen tilbage og styr dine emails med sikker hånd.

 

  1. Send færre e-mails.

 

Den bedste måde at modtage færre e-mails, er at sende færre selv. Det lyder enkelt, men det virker faktisk. Hen over de sidste år er jeg gået fra at sende flere tusinde e-mails om måneden til kun at sende et par hundrede.

Inden du sender en e-mail, så stil dig selv disse spørgsmål.

Er det nødvendigt at sende denne mail?

Hvem er modtageren?

Vil det give mere mening at bruge telefonen?

Kan jeg bruge en instant message eller en SMS

 

 

  1. Prioriter

 

Stop omgående med at lade e-mails tage styringen i din hverdag. Lær i stedet for at prioritere.

Jeg ser ofte at mange mennesker lader sig styre af e-mails. De starter med den første e-mail, sandsynligvis også den der er modtaget sidst. Dette er ikke nødvendigvis den vigtigste e-mail. Start i stedet for i bunden med den ældste e-mail først. De e-mails der har ventet længst tid på din opmærksomhed.

 

Læs dine e-mails og prioriter herefter vigtigheden af lige præcis denne mail og hvornår du skal tage action på den. Første dag efter ferien kan det virke som en stor opgave, men når du lige kommer ind i rytmen, så fungerer det fantastisk.

 

Desværre har mange af os lært kunderne, at de kan regne med omgående svar. Ingen i salgsafdelingen skal svare e-mails som deres mest prioriteret opgave, med mindre det selvfølgelig er den eneste måde den virksomhed får ordre på.

 

Som sælger på landevejen kan der let gå nogle timer, inden du kan tjekke din e-mail igen. Lær kunderne at det er ok med nogle timer inden der kommer et svar. Har de ind i mellem brug for et svar nu, så giv dem en alternativ måde at kontakte dig eller en kollega på.

 

Helt galt er det med alle de feriesvar der kommer i denne tid. Her fremgår det at personen kun ind i mellem læser sine mails. Hold nu i stedet ferie, brug tiden på din familie og saml ny energi til en travl tid efter ferien.

 

Hvad skal du stille op med alle de e-mails du modtager?

 

Læs dem, slet dem eller prioriter dine e-mails. Det lyder simpelt og det er ret simplet at få det til at virke.

Det første du gør, er at sætte tid af i din kalender til at arbejde med din indbakke, hver dag. Selv gør jeg det 3 gange hver dag. Hver morgen løber jeg lige igennem indbakken og danner mig et overblik over, om jeg skal prioritere anderledes denne dag.

Til frokost kigger jeg igen i min indbakken og så igen inden jeg går hjem fra kontoret. Ind i mellem er jeg nødt til at sætte mere tid af, da presset på min indbakke er for stort. Men igen får jeg lagt tid ind i min kalender til dette arbejde.

 

Læs den!

Hvis en e-mail kan klares på 5 minutter, så gør det med det samme.

 

Slet den.

E-mails der ikke længere er relevante og nyhedsbreve kan let slettes, så de ikke ødelægger dit overblik.

 

Prioriter den!

Den sidste mulighed er at prioritere din e-mail. Dette kan du gøre på 3 måder.

 

Den første er den letteste, her skal du selv løse opgaven, men på et senere tidspunkt. Find tid i din kalender og prioriter opgaven senere.

 

Den anden måde er at uddelegere opgaven til en kollega. Husk altid at give konkrete instruktioner til hvordan opgaven ønskes løst og hvornår. Her følger jeg altid selv op, så jeg sikrer mig at opgaven bliver løst som aftalt.

 

Den sidste måde er at arkivere mailen. Måske til senere brug eller den kræver bare ikke handling. Gør det eventuelt i en særlig mappe i din indbakke.

 

Dit resultat.

Din indbakke er tom inden dagen er omme. I løbet af dagen vil der sikker komme et par nye i din indbakke, men de kan vente til næste gang du har sat tid af til at læse e-mails.

 

På denne måde, når du ikke alene at få styr på dine e-mails, du når også dine opgaver i løbet af dagen, da din indbakke ikke længere kontrollerer dig.

Du får mere tid frigjort til det som det hele handler om, nemlig dine kunder og dit salg.

 

Jeg ved at ovenstående metode virker, selv har jeg brug den siden 2012, hvor jeg skrev mit første blogindlæg om at prioritere din indbakke.

 

 

Husk også!

Slå alle dine notifikationer om nye e-mails fra. Får du en pop op hver gang der kommer en ny e-mail, så er du igen nysgerrig og lader indbakken styre dig. Dette gælder naturligvis også på din telefon og andre steder du modtager e-mails.

 

Er du blevet nysgerrig efter hvordan du kan få mere tid til dit salg, så kontakt mig gerne, så kigger vi på mulighederne sammen. Klik her for at kontakte mig.